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汽車(chē)4S店維修接待員的工作流程(詳細(xì))
汽車(chē)4S店維修接待員的工作流程(詳細(xì))
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提問(wèn)者:網(wǎng)友
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2017-06-22
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汽車(chē)4S店維修接待員的工作流程如下: 1、業(yè)務(wù)廳接待前來(lái)公司送修的客戶(hù)。 2、受理業(yè)務(wù):詢(xún)問(wèn)客戶(hù)來(lái)意與要求;技術(shù)診斷;報(bào)價(jià),決定是否進(jìn)廠,或預(yù)約維修或診斷報(bào)價(jià);送客戶(hù)離廠。 3、將接修車(chē)清洗送入車(chē)間,辦理交車(chē)手續(xù)。 4、維修期間,維修增項(xiàng)意見(jiàn)征詢(xún)與處理:征詢(xún)客戶(hù)意見(jiàn)、與車(chē)間交換工作意見(jiàn)。 5、將竣工車(chē)從車(chē)間接出:檢查車(chē)輛外觀技術(shù)狀況及有關(guān)隨車(chē)物品。 6、通知客戶(hù)接車(chē),準(zhǔn)備客戶(hù)接車(chē)資料。 7、業(yè)務(wù)廳接待前來(lái)公司取車(chē)的客戶(hù),引導(dǎo)客戶(hù)視檢竣工車(chē),匯報(bào)情況,辦理結(jié)算手續(xù)、恭送客戶(hù)離廠。 8、對(duì)客戶(hù)跟蹤服務(wù)。業(yè)務(wù)接待工作內(nèi)容規(guī)定 1、業(yè)務(wù)廳接待前來(lái)公司送修或咨詢(xún)業(yè)務(wù)的客戶(hù) 工作內(nèi)容:(1)見(jiàn)到客戶(hù)駕車(chē)駛進(jìn)公司大門(mén),立即起身,帶上工作用具(筆與接修單)走到客戶(hù)車(chē)輛駕駛室 邊門(mén)一側(cè)向客戶(hù)致意(微笑點(diǎn)頭):當(dāng)客戶(hù)走出車(chē)門(mén)或放下車(chē)窗后,應(yīng)先主動(dòng)向客戶(hù)問(wèn)好,表示歡迎(一般講“歡迎光臨!”)。同時(shí)作簡(jiǎn)短自我介紹。(2)如客戶(hù)車(chē)輛未停在本公司規(guī)定的接待車(chē)位,應(yīng)禮貌引導(dǎo)客戶(hù)把車(chē)停放到位。(3)簡(jiǎn)短問(wèn)明來(lái)意,如屬簡(jiǎn)單咨詢(xún),可當(dāng)場(chǎng)答復(fù),然后禮貌地送客戶(hù)出門(mén)并致意(一般講“請(qǐng)走好”、“歡迎再來(lái)”)‘如屬需診斷、報(bào)價(jià)或進(jìn)廠維修的應(yīng)征得客戶(hù)同意后進(jìn)接待廳從空商洽;或讓客戶(hù)先到接待廳休息,我方工作人員檢測(cè)診斷后,再與客戶(hù)商洽。情況簡(jiǎn)單的或客戶(hù)要求當(dāng)場(chǎng)真寫(xiě)維修單或預(yù)約單的,應(yīng)按客戶(hù)要求辦理手續(xù)。(4)如屬新客戶(hù)、應(yīng)主動(dòng)向其簡(jiǎn)單介紹我公司維修服務(wù)的內(nèi)容和程序。(5)如屬維修預(yù)約、應(yīng)盡快問(wèn)明情況與要求,填寫(xiě)“維修單預(yù)約單”,并呈交客戶(hù);同時(shí)禮貌告之客戶(hù):請(qǐng)記住預(yù)約時(shí)間。 工作要求:接待人員要文明禮貌,儀表大方整潔、主動(dòng)熱情,要讓客戶(hù)有“賓至如歸”的第一印象。客戶(hù)在客廳坐下等候時(shí),應(yīng)主動(dòng)倒茶,并示意“請(qǐng)用茶”,以表示我待客禮貌誠(chéng)忱。 2、業(yè)務(wù)答詢(xún)與診斷 工作內(nèi)容:在客戶(hù)提出維修養(yǎng)護(hù)方面訴求時(shí),我方接待人員應(yīng)細(xì)心專(zhuān)注聆聽(tīng),然后以專(zhuān)業(yè)人員的態(tài)度通俗的語(yǔ)言回答客戶(hù)的問(wèn)題。在客戶(hù)車(chē)輛需作技術(shù)診斷才能作維修決定時(shí),應(yīng)先征得客房同意,然后我方人員開(kāi)始技術(shù)診斷。接待人員對(duì)技術(shù)問(wèn)題有疑難時(shí),應(yīng)立即通知技術(shù)部專(zhuān)職技術(shù)員迅速到接待車(chē)位予以協(xié)助,以盡快完成技術(shù)診斷。技術(shù)診斷完成后應(yīng)立即打印或填寫(xiě)診斷書(shū),應(yīng)明確車(chē)輛故障或問(wèn)題所在然后把診斷情況和維修建議告訴客戶(hù),同時(shí),把檢測(cè)診斷單呈交客戶(hù),讓客戶(hù)進(jìn)一步了解自己的車(chē)況。 工作要求:在這一環(huán)節(jié),我方接待人員要態(tài)度認(rèn)真細(xì)致,善于傾聽(tīng),善于專(zhuān)業(yè)引導(dǎo):在檢測(cè)診斷時(shí),動(dòng)作要熟練,診斷要明確,要顯示我公司技術(shù)上的優(yōu)越性、權(quán)威性。 3、業(yè)務(wù)洽談 工作內(nèi)容:(1)與客房商定或提出維修項(xiàng)目,確定維修內(nèi)容,收費(fèi)定價(jià)、交車(chē)時(shí)間,確定客戶(hù)有無(wú)其它要求,將以上內(nèi)容一一填入“進(jìn)廠維修單”、請(qǐng)客戶(hù)過(guò)目并決定是否進(jìn)廠。(2)客戶(hù)審閱“進(jìn)廠維修單”后,同意進(jìn)廠維修的,應(yīng)禮貌地請(qǐng)其在客戶(hù)簽字欄簽字確認(rèn);如不同意或預(yù)約進(jìn)廠維修的,接待人員應(yīng)主動(dòng)告訴并引導(dǎo)客戶(hù)到收銀處辦理出廠手續(xù)——領(lǐng)“出廠通知單”,如有我方診斷或估價(jià)的,還應(yīng)通知客戶(hù)交納診斷費(fèi)或估價(jià)費(fèi);辦完手續(xù)后應(yīng)禮貌送客戶(hù)出廠,并致意“請(qǐng)走好,歡迎再來(lái)”。 工作要求:與客戶(hù)洽談時(shí),要誠(chéng)懇、自信、為客戶(hù)著想,不卑不亢、寬容、靈活、要堅(jiān)持“顧客總是對(duì)的”的觀念。對(duì)不在廠維修的客戶(hù),不能表示不滿(mǎn),要保持一貫的友好態(tài)度。 4、業(yè)務(wù)洽談中的維修估價(jià) 工作內(nèi)容:與客戶(hù)確定維修估價(jià)時(shí),一般采用“系統(tǒng)估價(jià)”即按排除故障所涉及的系統(tǒng)進(jìn)行維修收費(fèi);對(duì)一時(shí)難以找準(zhǔn)故障所涉及系統(tǒng)的,也可以采用“現(xiàn)象估價(jià)”,即按排除故障現(xiàn)象為目標(biāo)進(jìn)行維修收費(fèi),這種方式風(fēng)險(xiǎn)大,我方人員定價(jià)時(shí)應(yīng)考慮風(fēng)險(xiǎn)價(jià)值。針對(duì)維修內(nèi)容技術(shù)會(huì)含量不高,或市場(chǎng)有相應(yīng)行價(jià)的、或客戶(hù)指定維修的,可以用“項(xiàng)目定價(jià)”,即按實(shí)際維修工作量收費(fèi),這種方式有時(shí)并不能保證質(zhì)量,應(yīng)事先向客戶(hù)作必要的說(shuō)明。維修估價(jià)洽談中,應(yīng)明確維修配件是由我方還是由客方供應(yīng),用正廠件還是副廠件;并應(yīng)向客戶(hù)說(shuō)明:凡客戶(hù)自購(gòu)配件,或堅(jiān)持要求關(guān)鍵部位用副廠件的,我方應(yīng)表示在技術(shù)質(zhì)量不作擔(dān)保,并在“進(jìn)廠維修單”上說(shuō)明。 工作要求:這一環(huán)節(jié)中,我業(yè)務(wù)接待人應(yīng)以專(zhuān)業(yè)人員的姿態(tài)與客戶(hù)洽談,語(yǔ)氣要沉穩(wěn)平和,靈活選用不同方式的估價(jià),要讓客戶(hù)對(duì)我公司有信任感。應(yīng)盡可能說(shuō)明本公司價(jià)格合理性。 5、業(yè)務(wù)洽談中的承諾維修質(zhì)量與交車(chē)時(shí)間 工作內(nèi)容:業(yè)務(wù)洽談中,要向客戶(hù)明確承諾質(zhì)量保證,應(yīng)向客戶(hù)介紹我公司承諾質(zhì)量保證的具體規(guī)定。要在掌握公司現(xiàn)時(shí)生產(chǎn)情況下承諾交車(chē)時(shí)間,并留有一定的余地。特別要考慮汽車(chē)配件供應(yīng)的情況。 工作要求:要有信心,同時(shí)要嚴(yán)肅,特別要注意公司的實(shí)際生產(chǎn)能力,不可有失信于用戶(hù)的心態(tài)與行為。 6、辦理交車(chē)手續(xù) 工作內(nèi)容:客戶(hù)在簽訂維修合同(即維修單)后,接待人員應(yīng)盡快與客戶(hù)辦理交車(chē)手續(xù);接收客戶(hù)隨車(chē)證件(特別是二保、年審車(chē))并審驗(yàn)其證件有效性、完整性、完好性,如有差異應(yīng)當(dāng)時(shí)與客戶(hù)說(shuō)明,并作相應(yīng)處理,請(qǐng)客戶(hù)簽字確認(rèn)差異。接收送修車(chē)時(shí),應(yīng)對(duì)所接車(chē)的外觀、內(nèi)飾表層、儀表座椅等作一次視檢,以確認(rèn)有無(wú)異常、如有異常,應(yīng)在“進(jìn)廠維修單”上注明;對(duì)隨車(chē)的工具和物品應(yīng)清點(diǎn)登記,并請(qǐng)客戶(hù)在“隨車(chē)物品清單”上簽字(詳見(jiàn)“隨車(chē)物品清單”),同時(shí)把工具與物品裝入為該車(chē)用戶(hù)專(zhuān)門(mén)提供的存物箱內(nèi)。接車(chē)時(shí),對(duì)車(chē)鑰匙(總開(kāi)關(guān)鑰匙)要登記、編號(hào)并放在統(tǒng)一規(guī)定的車(chē)鑰匙柜內(nèi)。對(duì)當(dāng)時(shí)油表、里程表標(biāo)示的數(shù)字登記入表。如即時(shí)送車(chē)于車(chē)間修理的,車(chē)交入車(chē)間時(shí),車(chē)間接車(chē)人要辦理接車(chē)簽字手續(xù)。 工作要求:視檢、查點(diǎn)、登記要仔細(xì),不可忘記禮貌地請(qǐng)客戶(hù)在進(jìn)廠維修單上簽名。 7、禮貌送客戶(hù) 工作內(nèi)容:客戶(hù)辦完一切送修手續(xù)后,接待員應(yīng)禮貌告知客戶(hù)手續(xù)全部辦完,禮貌暗示可以離去。如客戶(hù)離去,接待員應(yīng)起身致意送客,或送客戶(hù)至業(yè)務(wù)廳門(mén)口,致意:“請(qǐng)走好,恕不遠(yuǎn)送”。 工作要求:熱情主動(dòng)、親切友好、注意不可虎頭蛇尾。 8、為送修車(chē)辦理進(jìn)車(chē)間手續(xù) 工作內(nèi)容:(1)客戶(hù)離去后,迅速清理“進(jìn)廠維修單”,(這時(shí)通過(guò)電腦,一些車(chē)輛統(tǒng)計(jì)報(bào)表也同時(shí)登記),如屬單組作業(yè)的,直接由業(yè)務(wù)部填列承修作業(yè)組;如屬多組作業(yè)的,應(yīng)將“進(jìn)廠維修單”交車(chē)間主管處理。(2)由業(yè)務(wù)接待員通知清洗車(chē)輛,然后將送修車(chē)送入車(chē)間,交車(chē)間主管或調(diào)度,并同時(shí)交隨車(chē)的“進(jìn)廠維修單”,并請(qǐng)接車(chē)人在“進(jìn)廠維修單”指定欄簽名、并寫(xiě)明接車(chē)時(shí)間,時(shí)間要精確到十分鐘。 工作要求:認(rèn)真對(duì)待、不可忽視工作細(xì)節(jié),更不可省略應(yīng)辦手續(xù)。洗車(chē)工作人員洗完車(chē)后,應(yīng)立即將該車(chē)交業(yè)務(wù)員處理。 9、追加維修項(xiàng)目處理 工作內(nèi)容:業(yè)務(wù)部接到車(chē)間關(guān)于追加維修項(xiàng)目的信息后,應(yīng)立即與客戶(hù)進(jìn)行電話(huà)聯(lián)系,征求對(duì)方對(duì)增項(xiàng)維修的意見(jiàn)。同時(shí),應(yīng)告之客戶(hù)由增項(xiàng)引起的工期延期。得到客戶(hù)明確答復(fù)后,立即轉(zhuǎn)達(dá)到車(chē)間。如客戶(hù)不同意追加維修項(xiàng)目,業(yè)務(wù)接待員即可口頭通知車(chē)間并記錄通知時(shí)間和車(chē)間受話(huà)人;如同意追加,即開(kāi)具“進(jìn)廠維修單”填列追加維修項(xiàng)目?jī)?nèi)容,立即交車(chē)間主管或調(diào)度,并記錄交單時(shí)間。 工作要求:咨詢(xún)客戶(hù)時(shí),要禮貌,說(shuō)明追加項(xiàng)目時(shí),要從技術(shù)上作好解釋工作,事關(guān)安全時(shí)要特別強(qiáng)調(diào)利害關(guān)系;要冷靜對(duì)待此時(shí)客戶(hù)的抱怨,不可強(qiáng)求客戶(hù),應(yīng)當(dāng)尊重客戶(hù)選擇。 10、查詢(xún)工作進(jìn)度 工作內(nèi)容:業(yè)務(wù)部根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)展定時(shí)向車(chē)間詢(xún)問(wèn)維修任務(wù)完成情況,詢(xún)問(wèn)時(shí)間一般定在維修預(yù)計(jì)工期進(jìn)行到70%至80%的時(shí)候。詢(xún)問(wèn)完工時(shí)間、維修有無(wú)異常。如有異常應(yīng)立即采取應(yīng)急措施,盡可能不拖延工期。 工作要求:要準(zhǔn)時(shí)詢(xún)問(wèn),以免影響準(zhǔn)時(shí)交車(chē)。 11、通知客戶(hù)接車(chē) 工作內(nèi)容:(1)作好相應(yīng)交車(chē)準(zhǔn)備:車(chē)間交出竣工驗(yàn)收車(chē)輛后,業(yè)務(wù)人員要對(duì)車(chē)做最后一次清理;清洗、清理車(chē)廂內(nèi)部,查看外觀是否正常,清點(diǎn)隨車(chē)工作和物品,并放入車(chē)上。結(jié)算員應(yīng)將該車(chē)全部單據(jù)匯總核算,此前要通知、收繳車(chē)間與配件部有關(guān)單據(jù)。(2)通知客戶(hù)接車(chē):一切準(zhǔn)備工作之后,即提前一小時(shí)(工期在兩天之內(nèi)),或提前四小時(shí)(工期在兩天以上包括兩天)通知客戶(hù)準(zhǔn)時(shí)來(lái)接車(chē),并致意:“謝謝合作!”;如不能按期交車(chē),也要按上述時(shí)間或更早些時(shí)間通知客戶(hù),說(shuō)明延誤原因,爭(zhēng)取客戶(hù)諒解,并表示道歉。 工作要求:通知前,交車(chē)準(zhǔn)備要認(rèn)真;向客戶(hù)致意、道歉要真誠(chéng),不得遺漏。 12、對(duì)取車(chē)客戶(hù)的接待 工作內(nèi)容:(1)主動(dòng)起身迎候取車(chē)的客戶(hù),簡(jiǎn)要介紹客戶(hù)車(chē)輛維修情況,指示或引領(lǐng)客戶(hù)辦理結(jié)算手續(xù)。(2)結(jié)算:客戶(hù)來(lái)到結(jié)算臺(tái)時(shí),結(jié)算員應(yīng)主動(dòng)禮貌向客戶(hù)打招呼,示意臺(tái)前座位落坐,以示尊重;同時(shí)迅速拿出結(jié)算單呈交客戶(hù);當(dāng)客戶(hù)同意辦理結(jié)算手續(xù)時(shí),應(yīng)迅速辦理,當(dāng)客戶(hù)要求打折或其他要求時(shí),結(jié)算員可引領(lǐng)客戶(hù)找業(yè)務(wù)主管處理。(3)結(jié)算完畢,應(yīng)即刻開(kāi)具該車(chē)的“出廠通知單”,連同該車(chē)的維修單,結(jié)算單,質(zhì)量保證書(shū),隨車(chē)證件和車(chē)鑰匙一并交給客戶(hù)手中,然后由業(yè)務(wù)員引領(lǐng)客戶(hù)到車(chē)場(chǎng)作隨車(chē)工具與物品的清點(diǎn)和外形視檢,如無(wú)異議,則請(qǐng)客戶(hù)在“進(jìn)廠維修單”上簽名。(4)客戶(hù)辦完接車(chē)手續(xù),接待員送客戶(hù)出廠,并致意思:“XX先生(小姐)請(qǐng)走好?!薄白R宦菲桨?!歡迎下次光臨!” 工作要求:整個(gè)結(jié)算交車(chē)過(guò)程、動(dòng)作、用語(yǔ)要簡(jiǎn)練,不讓客戶(hù)覺(jué)得拖拉繁瑣。清點(diǎn)、交車(chē)后客戶(hù)接收簽名不可遺漏。送客要至誠(chéng)。 13、客戶(hù)檔案的管理 工作內(nèi)容:客戶(hù)進(jìn)廠后業(yè)務(wù)接待人員當(dāng)日要為其建立業(yè)務(wù)檔案,一般情況,一車(chē)一檔案袋。檔案內(nèi)容有客戶(hù)有關(guān)資料、客戶(hù)車(chē)輛有關(guān)資料、維修項(xiàng)目、修理保養(yǎng)情況、結(jié)算情況、投訴情況,一般以該車(chē)“進(jìn)廠維修單”內(nèi)容為主。老客戶(hù)的檔案資料表填好后,仍存入原檔案袋。 工作要求:建立檔案要細(xì)心,不可遺失檔案規(guī)定的資料,不可隨意亂放,應(yīng)放置在規(guī)定的車(chē)輛檔案柜內(nèi),由專(zhuān)人保管。 14、客戶(hù)的咨詢(xún)解答與投訴處理 工作內(nèi)容:客戶(hù)電話(huà)或來(lái)業(yè)務(wù)廳咨詢(xún)有關(guān)維修業(yè)務(wù)問(wèn)題,業(yè)務(wù)接待人員必須先聽(tīng)后答,聽(tīng)要細(xì)心,不可隨意打斷客戶(hù);回答要明確、簡(jiǎn)明、耐心。答詢(xún)中要善于正確引導(dǎo)客戶(hù)對(duì)維修的認(rèn)識(shí)、引導(dǎo)對(duì)我公司實(shí)力和服務(wù)的認(rèn)識(shí)與信任;并留意記下客戶(hù)的工作地址、單位、聯(lián)系電話(huà),以利今后聯(lián)系??蛻?hù)投訴無(wú)論電話(huà)或上門(mén),業(yè)務(wù)接待員都要熱情禮貌接待;認(rèn)真傾聽(tīng)客戶(hù)意見(jiàn),并做好登記、記錄。傾聽(tīng)完意見(jiàn)后,接待員應(yīng)立即給予答復(fù)。如不能立即處理的,應(yīng)先向客戶(hù)致意:表示歉意并明確表示下次答復(fù)時(shí)間。處理投訴時(shí),不能憑主觀臆斷,不能與客戶(hù)辯駁爭(zhēng)吵,要冷靜而合乎情理。投訴對(duì)話(huà)結(jié)束時(shí),要致意:“XX先生(小姐),感謝您的信任,一定給您滿(mǎn)意答復(fù)”。 工作要求:受理投訴人員要有公司大局觀,要有“客戶(hù)第一”的觀念,投訴處理要善終,不可輕慢客戶(hù)??蛻?hù)對(duì)我方答復(fù)是否滿(mǎn)意要作記錄。 15、跟蹤服務(wù) 工作內(nèi)容:根據(jù)檔案資料,業(yè)務(wù)人員定期向客戶(hù)進(jìn)行電話(huà)跟蹤服務(wù)。跟蹤服務(wù)的第一次時(shí)間一般選定在客戶(hù)車(chē)輛出廠二天至一周之內(nèi)。跟蹤服務(wù)內(nèi)容有:詢(xún)問(wèn)客戶(hù)車(chē)輛使用情況,對(duì)我公司服務(wù)的評(píng)價(jià),告之對(duì)方有關(guān)駕駛與保養(yǎng)的知識(shí),或針對(duì)性地提出合理使用的建議,提醒下次保養(yǎng)時(shí)間,歡迎保持聯(lián)系,介紹公司新近服務(wù)的新內(nèi)容、新設(shè)備、新技術(shù),告之公司免費(fèi)優(yōu)惠客戶(hù)的服務(wù)活動(dòng)。做好跟蹤服務(wù)的紀(jì)錄和統(tǒng)計(jì)。通話(huà)結(jié)束前,要致意:“非常感謝合作!” 工作要求:跟蹤電話(huà)時(shí),要文明禮貌,尊重客戶(hù),在客戶(hù)方便時(shí)與之通話(huà),不可強(qiáng)求;跟蹤電話(huà)要有一定準(zhǔn)備,要有針對(duì)性,不能漫無(wú)主題,用語(yǔ)要簡(jiǎn)明扼要,語(yǔ)調(diào)應(yīng)親切自然。要善于在交談中了解相關(guān)市場(chǎng)信息,發(fā)現(xiàn)潛在維修服務(wù)消費(fèi)需求。并及時(shí)向業(yè)務(wù)主管匯報(bào)。 16、預(yù)約維修服務(wù) 工作內(nèi)容:受理客戶(hù)提出預(yù)約維修請(qǐng)求,或我公司根據(jù)生產(chǎn)情況向客戶(hù)建議預(yù)約維修,經(jīng)客戶(hù)同意后,辦理預(yù)約手續(xù)。業(yè)務(wù)員要根據(jù)客戶(hù)與我公司達(dá)成意見(jiàn),填定預(yù)約單,并請(qǐng)客戶(hù)簽名確認(rèn)。預(yù)約時(shí)間要寫(xiě)明確,需要準(zhǔn)備價(jià)值較高的配件量,就請(qǐng)示客戶(hù)預(yù)交定金(按規(guī)定不少于原價(jià)的二分之一)。預(yù)約決定后,要填寫(xiě)“預(yù)約統(tǒng)計(jì)表”;要于當(dāng)日內(nèi)通知車(chē)間主管,以利到時(shí)留出工位。預(yù)約時(shí)間臨近時(shí),應(yīng)提前半天或一天,通知客戶(hù)預(yù)約時(shí)間,以免遺忘。 17、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表填制、報(bào)送 工作內(nèi)容:周、月維修車(chē)的數(shù)量、類(lèi)型、維修類(lèi)別、營(yíng)業(yè)收入與欠收的登記、統(tǒng)計(jì)及月統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告由業(yè)務(wù)部完成,并按時(shí)提供財(cái)務(wù)部、分管經(jīng)理、經(jīng)理,以便經(jīng)營(yíng)管理層的分析決策。 工作要求:按規(guī)定時(shí)間完成報(bào)表填報(bào),日?qǐng)?bào)表當(dāng)日下班前完成,周報(bào)表周六下班前完成,月報(bào)表月末一天下班前完成。統(tǒng)計(jì)要準(zhǔn)確、完整,不得估計(jì)、漏項(xiàng)。
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